【第2回】年間100時間の作業が数時間に|補助金申請とNotebookLM活用術

連載
🐄 酪農家・川上哲也のAI実践録

Vol.2

農家の声
中級

年間100時間の作業が数時間に~補助金申請とNotebookLM活用術~

#NotebookLM
#カスタムGPTs
#補助金申請
#業務効率化

酪農経営には、毎月の牛群検定データの整理やワクチン補助金の申請など、膨大な事務作業が伴います。川上牧場の川上さんは、これらの作業をAIで大幅に効率化。年間100時間かかっていた作業が、わずか数時間で完了するようになりました。

第2回では、川上さんが実践しているカスタムGPTs(ChatGPT)NotebookLM(Google)を活用した事務作業の効率化術をご紹介します。

Vol.2
今回のテーマ

📋 補助金申請書類 × NotebookLM

牛群検定データの整理から補助金申請まで。AIで事務作業を90%削減した具体的な方法をお伝えします。

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川上哲也さん

川上牧場

代表
川上哲也 氏
所在地
島根県出雲市高松町
創業
1965年(昭和40年)
飼養規模
約80頭(ホルスタイン、ジャージー、黒毛和牛など)
資格
家畜人工授精師・受精卵移植師
役職
島根県牛群検定協議会会長、指導農業士
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🤖 カスタムGPTsで「自分専用のAIアドバイザー」を作る

GPTsの設定イメージ

GPTsの設定イメージ

川上さんは、ChatGPTのカスタムGPTs機能を活用して、川上牧場専用のAIアドバイザーを構築しています。

⚙️

カスタムGPTsの設定ポイント
  • 役割を与える – 「あなたは酪農の専門家です」「あなたは獣医さんです」などの役割設定
  • 関連ファイルを入れる – 牛群検定データ、血液検査結果などのPDFをアップロード
  • メモリ(Memory)に情報を入力 – 自身の経営方針や牧場情報のまとめを記憶させる
カスタムGPTsをどのように設定していますか?

川上さん

川上

ChatGPTの進化により「川上牧場とはどんな牧場か」「自分はどんな経営者か」といった情報をPDFを前提情報として持たせられるようになりました。

これで、毎回説明しなくても的確なアドバイスがもらえます。

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🌾 活用事例①|代替飼料を相談

川上牧場では、乳熱の予防に使用していた商品が欠品により入手困難になり、そこでAIに代替案を相談しました。

欠品した商品の代替案をどのようにAIに相談しましたか?

川上さん

川上

乳熱の予防に「アクティベートミックスD」という商品を使っていましたが、欠品になりました。そのため、代替案として何があるかをまず相談しました。

すると、「アニオン設計」という方法をAIが提案しました。
アメリカやカナダでは「アニオン設計」という飼料管理が一般的なんですが、日本では飼料が豊富に手に入りにくい環境なんです。「アニオン飼料は乾物摂取量が減るので、私の飼料管理に合わない。他の案を考えてください」と聞くと、川上牧場の状況を踏まえて、今はアニオン設計をする必要がないと提案してくれました。代替が必要かどうか、意思決定をするにあたり非常に役立ちました。

 

💡 ポイント
川上牧場の状況を、過去の膨大な情報をもとに理解しているAI(ChatGPT)だからこそ、現実的な提案ができるのです。
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🐄 活用事例②|廃用牛の意思決定

経営判断にもAIを活用しています。

廃用牛の判断にAIをどう使っていますか?

川上さん

川上

どの牛を廃用にするかという判断にもAIを使っています。

畜産市場の動向も踏まえ、「肉の在庫が多い時期は売っても高く売れない。需要が増える時期に合わせて廃用にした方がいい」といったアドバイスをもらえます。

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📚 NotebookLMで補助金申請を劇的に効率化

川上さんが特に効果を実感しているのが、GoogleのNotebookLMを使った補助金申請書類の作成です。

📄 牛群検定データの活用フロー

STEP 1
牛群検定Webシステムから月次検定結果(1〜12月分)をPDFで出力

STEP 2
NotebookLMにPDFをアップロード

STEP 3
「体細胞数が上位20頭を月ごとに個体識別番号でスプレッドシートに貼り付け可能な形式でリスト化してください」などとプロンプトで質問
STEP 4
出力結果をスプレッドシートにコピー&ペーストして完了

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⏱️ Before / After|作業時間の劇的な変化

AI導入前(年間)
100時間
AI導入後(年間)
数時間
🎉 削減率:約90%(目安)!
月次作業は約10時間→数十分以下に大幅短縮されました。
AI導入前はどのように作業していましたか?

川上さん

川上

以前はPDFを見ながら手作業で転記していました。

確定申告前には夜遅くまで残業して資料を作っていたんです。今は1時間もかからずに完了します。

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💉 ワクチン補助金申請の具体例

📋

対象となるワクチン
  • 繁殖障害ワクチン
  • 乳房炎ワクチン

📝

NotebookLMで作成できる書類(一例)
  • ワクチン接種対象牛リスト – 体細胞数が高い牛を自動抽出
  • 新生牛の報告書 – 毎月生まれた牛のリスト
  • 廃用牛データ – 資産台帳提出用(廃用理由の記録)

    資産台帳提出に向けた廃用データ

    資産台帳提出に向けた廃用データ

💡 ポイント
畜産事業団の情報と組み合わせることで、肉用牛として売却した牛や病気で死亡した牛のデータも一括で集約できます。
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🔄 データの入力元|牛群検定システムとの連携

川上牧場では、家畜改良事業団が管轄する牛群検定Webシステムを利用しています。

🔄 データの流れ

STEP 1
検定員による入力(毎月の検定時に専用端末から)
STEP 2
農家側の入力(去勢した牛や廃用牛の情報)
STEP 3
PDFで出力(牛群検定成績を「帳票」から)
STEP 4
NotebookLMで処理(アップロードして分析)
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📝 Vol.2 まとめ

今回のポイント

  • カスタムGPTsで牧場専用のAIアドバイザーを構築
  • 飼料相談や廃用牛の判断など、経営判断にもAIを活用
  • NotebookLMで補助金申請書類を自動作成
  • 年間100時間の作業が数時間(90%削減)に短縮
  • 牛群検定データ→PDF出力→NotebookLM→スプレッドシートの連携フローがカギ
🌱

📺 次回予告
第3回

ChatGPT vs Gemini|現場で使えるAIツールの選び方

酪農の専門用語への理解度や、現場でのリアルタイム活用事例をご紹介。ChatGPTとGeminiの使い分けを徹底解説!

次回 2026.01.18 公開

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    補助金申請書類 × NotebookLM
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    ChatGPT vs Gemini 現場で使えるAIツールの選び方
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    これからのAI活用と農家へのメッセージ
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